¿Cómo prepararte para una auditoría del IMSS o INFONAVIT sin complicaciones?
Las auditorías por parte del IMSS o el INFONAVIT son una de las principales preocupaciones de los empresarios y responsables administrativos. El temor a sanciones, recargos o errores involuntarios genera incertidumbre, especialmente cuando la empresa no está preparada documental ni operativamente.
Pero una auditoría no tiene por qué convertirse en un problema si cuentas con una estructura administrativa sólida, procesos claros y el acompañamiento adecuado. En este blog te explicamos los puntos clave para prepararte correctamente y mantener tu tranquilidad ante cualquier revisión.
1. Comprende el propósito de una auditoría del IMSS o INFONAVIT
Las auditorías tienen como fin verificar que los patrones estén cumpliendo con sus obligaciones en cuanto a:
- Alta y baja de trabajadores
- Salario base de cotización correctamente registrado
- Pagos bimestrales (INFONAVIT) o mensuales (IMSS) realizados en tiempo
- Documentación y contratos conforme a la ley
El objetivo es proteger los derechos del trabajador, pero también asegurar el cumplimiento normativo por parte del empleador.
2. Documentación clave que debes tener en orden
Una auditoría puede ser documental o presencial. Asegúrate de tener listos los siguientes archivos:
- Contratos individuales de trabajo
- Recibos de nómina timbrados
- Registro Patronal ante el IMSS
- Registro ante INFONAVIT y pagos bimestrales
- Reportes de SUA y movimientos en IDSE
- Altas, bajas y modificaciones salariales con su respectiva evidencia
- Listado de prestaciones otorgadas (vales, bonos, etc.)
- Estado de cuenta de pagos realizados
Consejo: digitaliza y organiza todos estos documentos en carpetas por año y por colaborador. Evitarás errores por pérdida de información.
3. Verifica tus cálculos de nómina y cotizaciones
Uno de los puntos más revisados es que los salarios reportados coincidan con lo pagado realmente al trabajador. Algunos errores comunes:
- Salario registrado por debajo del real
- Prestaciones omitidas del SBC
- Pagos «por fuera» no contemplados
Revisión sugerida: analiza los reportes de nómina y compáralos con las líneas de captura del IMSS e INFONAVIT.
4. Cumple con los plazos y presentaciones oficiales
Asegúrate de que:
- Tus pagos al IMSS se realicen antes del día 17 de cada mes
- Los pagos al INFONAVIT se realicen bimestralmente en tiempo
- Estés al corriente con movimientos en IDSE
Una omisión puede generar recargos, multas o incluso revisiones más exhaustivas.
5. Prepara al responsable de la auditoría
Ya sea tu contador interno, un despacho externo o el área de administración, la persona que atienda la auditoría debe:
- Conocer la estructura de nómina y prestación de servicios
- Tener acceso inmediato a toda la documentación
- Saber cómo justificar cualquier diferencia o aclaración requerida
6. Apóyate en expertos y servicios externos
Una de las mejores estrategias para estar preparado ante cualquier auditoría es contar con un proveedor especializado en gestión de nómina y cumplimiento legal.
En Be Evolution te ayudamos a:
- Calcular correctamente tu nómina con cumplimiento fiscal y laboral
- Mantenerte al día con tus pagos y registros oficiales
- Organizar tu documentación de forma digital y segura
- Acompañarte en revisiones o auditorías del IMSS o INFONAVIT
Las auditorías del IMSS o INFONAVIT no tienen que ser un motivo de miedo si tu empresa está bien estructurada. Anticiparte, documentar correctamente y contar con asesoría experta es la mejor forma de proteger tu operación.
En Be Evolution te damos la tranquilidad que necesitas.
